Los avances tecnológicos han llegado a todos los aspectos de la sociedad, incluyendo la gestión empresarial. Usar un software especialmente diseñado para facilitar la gerencia de una organización es necesario y beneficioso.
Un software de gestión ERP consiste en un sistema que interviene en todos los ámbitos de la empresa, facilitando todas las tareas y acortando los tiempos. La automatización de labores repetitivas, cálculos y otras tareas es la manera en que operan estos programas.
Si tienes una empresa que requiere un software ERP, sigue leyendo, en este post tenemos información valiosa.
Índice
¿Qué es un software de gestión ERP?
Un software de gestión ERP es un sistema que incluye uno o varios módulos, que gestionan las tareas de cada departamento de manera informática. Para esto, utiliza la automatización, los cálculos y otros recursos.
Además de realizar y dar apoyo a las operaciones, integra cada departamento, de manera que los cálculos y los datos se interconectan. Por ejemplo, si se realiza una venta, al registrarla se calcula la comisión del vendedor, al mismo tiempo se genera la factura, se hace el cálculo administrativo, se actualiza el inventario, se activa la logística de entrega y mucho más.
Un software de gestión ERP es un programa informático que se puede adaptar a cada caso y se puede acceder a él desde cualquier lugar del planeta en donde haya un dispositivo conectado a internet.
Cuando una empresa decide implementar un software de gestión ERP puede experimentar un cambio organizacional dramático, cuyo resultado sea una organización mucho más eficiente, productiva y rentable.
¿Cuáles departamentos de la empresa se benefician de un software ERP?
Se beneficia toda la organización, pero si hablamos de departamentos, hay un software específico para cada tarea, los cuales se pueden integrar para que los datos sean únicos y se compartan adecuadamente.
Los siguientes son algunos de los software específicos para cada departamento de la empresa:
- Logística. Los programas de gestión para almacén son muy útiles y elevan la eficiencia de este departamento. Con este software, el inventario permanece actualizado, además de que se generan informes y alertas que facilitan la labor.
- Finanzas. El departamento de finanzas puede automatizar muchos de sus procesos contables, financieros y demás, eliminando los errores humanos, acelerando las tareas y reduciendo el esfuerzo de los empleados. Además, la información estará siempre disponible y actualizada.
- Fabricación. En las empresas de consumo masivo, se puede implementar un software ERP para planificar la producción, gestionar las actividades de control de calidad, hacer seguimiento al inventario, etcétera. Además, se puede medir la productividad del departamento y planificar los turnos con mayor eficiencia.
- Procura. La procura se puede hacer mucho más eficiente con un software ERP que disminuya el inventario al mínimo y que elimine la posibilidad de quedarse sin stock en cualquier ítem.
- Recursos humanos. Un software para rrhh tiene mucha importancia para este departamento, ya que hay recursos específicos para automatizar sus procesos. Por ejemplo, se puede hacer la nómina de pago de manera automática, calcular las horas extras, bonificaciones y otros pagos de manera muy exacta. También se puede realizar el control horario y otros procesos indispensables. Otras funciones son, la planificación del adiestramiento, la gestión de la contratación y despido de los trabajadores, los ascensos y mucho más.
- Cadena de suministro. El sistema de entregas, la planificación de la demanda, la coordinación del inventario y el manejo de proveedores puede ser algo complejo y engorroso. Con un software ERP todo se simplifica y automatiza para que fluya a la perfección.
- Servicios. Los departamentos que prestan servicios dentro de la organización, sin importar su naturaleza, pueden automatizar sus tareas, gestionar sus inventarios, hacer la facturación y mucho más. Todo de manera eficiente y optimizada.
¿Por qué implementar un software de gestión ERP?
Las razones por las que es conveniente implementar un sistema de gestión ERP en una empresa son muchas, las siguientes son algunas de ellas:
- Reduce el esfuerzo del personal, haciéndose cargo de las tareas repetitivas y tediosas. Esto tiene un efecto positivo en el ambiente de trabajo y en la satisfacción de los empleados.
- Elimina los errores humanos, tales como olvidos, malos cálculos, traspapeleo, etcétera. Esto evita que se tengan que repetir las tareas o hacer correcciones.
- Acelera los procesos, ya que muchas tareas se hacen al instante. Cada cálculo genera un dato, el cual es usado por varios departamentos, así que en pocos segundos se pueden emitir documentos y otros elementos.
- Los cálculos y datos que se generan son exactos, lo que permite tomar decisiones acertadas. Además, en el caso del control horario de los empleados, la exactitud de los pagos hace que haya mejor relación laboral.
- Con respecto a los cálculos fiscales, se evitan errores que pueden ocasionar multas y otros problemas, además que se aceleran los procesos permitiendo una mejor gestión.
¿Quieres implementar un software ERP en tu empresa?
Si estás decidido a implementar un software de gestión ERP en tu organización, debes comenzar por elegir muy cuidadosamente al proveedor. Seleccionar un software versátil, que sea eficiente y que incluya soporte y acompañamiento, es lo ideal.
Un aspecto importante es reducir la resistencia al cambio que puede tener el personal. Es bueno que se haga un esfuerzo por motivar a los empleados involucrados y que ellos entiendan las bondades del nuevo sistema. La resistencia al cambio es común en los seres humanos, aun cuando ese cambio es bueno y trae beneficios.
También se debe planificar y ejecutar un adiestramiento formal, que muestre a los empleados el funcionamiento del software y permita que consigan las competencias para usarlo con propiedad.
La implementación del software debe hacerse con el acompañamiento del proveedor, de manera que los procesos de la empresa no se detengan y que el cambio se realice en el menor tiempo posible.
Implementar un software de gestión ERP es un gran beneficio para la empresa, que tiene implicaciones en casi todos los aspectos de las operaciones. En pocas palabras, es la tecnología al servicio de las organizaciones.
